System PIM (product information management)w e-commerce — co to jest i jak działa?

Wielu właścicieli e-commerce mierzy się z wyzwaniem, jakim jest zarządzanie informacjami o swoich produktach w wielu kanałach jednocześnie. Informacje te pochodzą często z wielu różnych źródeł, co dodatkowo utrudnia stworzenie i utrzymanie ich spójnej i aktualnej bazy. Tymczasem klienci podczas zakupów oczekują rzetelnych, kompletnych informacji, gdyż dysonans pomiędzy oczekiwaniami a rzeczywistością potrafi być najczęstszym powodem niezadowolenia z dokonanego zakupu.

Biorąc pod uwagę te i inne czynniki, usystematyzowanie w jakiś sposób zarządzania danymi produktowymi, przy pewnej skali działania jest po prostu koniecznością. Ten artykuł jest wprowadzeniem do idei PIM, czyli systemu, który może być odpowiedzią na potrzeby managerów e-commerce w tym zakresie.

Co to jest system PIM i jak działa?

Skrót PIM oznacza “Product Information Management”, czyli zarządzanie informacjami produktowymi. PIM jest więc narzędziem, które umożliwia z jednej strony przechowywanie danych o asortymencie, a z drugiej strony zarządzanie informacjami o produktach (np. modyfikowanie opisów, tłumaczenie na różne języki).

Kolejne kluczowe funkcje to importowanie danych z różnych źródeł, czy też eksportowanie wprowadzonych zmian do różnych kanałów sprzedaży. Dane zgromadzone w PIM mogą być też wykorzystywane do kompletowania materiałów do druku takich jak broszury czy katalogi produktowe.

Czym są informacje produktowe w e-commerce?

O jakich danych w ogóle mowa? Najprostsza odpowiedź na to pytanie brzmi — o wszystkich, które w danym przypadku mają zastosowanie. System PIM powinien być dobrany i dostosowany do potrzeb działania w danej branży i umożliwiać wprowadzenie i zarządzanie takimi informacjami, jakich wymaga charakterystyka danego rodzaju działalności.

W pierwszej kolejności będą to oczywiście podstawowe informacje takie jak kod produktu, producent, opisy, grafiki produktowe czy też waga i rozmiar. Dalej ograniczają Cię tylko potrzeby — atrybutami wprowadzonymi do PIM mogą być np. informacje o opakowaniu i ilości produktów w opakowaniu zbiorczym. W przypadku żywności mogą to być dane o składzie, alergenach i zaleceniach przechowywania, a dla elektroniki specyfikacje techniczne, certyfikaty czy instrukcje użytkowania.

Jak można zarządzać informacjami produktowymi w PIM?Jak można zarządzać informacjami produktowymi w product information management?

Zarządzanie informacjami produktowymi w PIM można podzielić na kilka kategorii czynności:

1. Gromadzenie danych — importowanie danych w różnym formacie (np. pliki .csv czy .xlsx) pochodzących z różnych źródeł (producenci, dostawcy, systemy ERP).
2. Zarządzanie i kompletowanie — pojedyncze i zbiorcze modyfikowanie informacji, dostosowywanie danych do różnych kanałów sprzedaży (e-commerce, aplikacja mobilna, marketplace, platforma B2B, różne wersje językowe strony), kontrolowanie kompletności informacji i uzupełnianie ich.
3. Dystrybucja — eksport danych do wskazanych kanałów za pomocą integracji i bieżące synchronizowanie wprowadzonych zmian w PIM we wszystkich połączonych aplikacjach i platformach.

Różne dostępne na rynku rozwiązania będą się różniły pod względem dokładnego zestawu funkcji, które oferują.

Korzyści z wdrożenia PIM

System pim umożliwia:

• uporządkowanie i zcentralizowanie wszystkich informacji produktowych w ecommerce
• pim wspiera edycje danych we wszystkich kanałach sprzedaży za pomocą jednego narzędzia — oszczędność czasu i redukcja kosztów obsługi sprzedaży,
• spójność danych we wszystkich kanałach,
• zwiększenie jakości informacji, konwersji i poprawienie customer experience poprzez dostarczenie klientom kompletnych informacji produktowych,
• ułatwienie ekspansji na kolejne rynki i/lub kanały sprzedaży,
• możliwość zwiększenia asortymentu produktów i jakości danych na ich temat w sklepie internetowym

Wdrożenie PIM pozwala automatyzacje wielu zadań, które często wymagają z jednej strony zastosowania wielu innych narzędzi, a z drugiej dużych nakładów czasu i pracy. Takie repozytorium danych może stać się prawdziwym centrum dowodzenia i wnieść procesy organizacyjne w firmie na zupełnie nowy poziom.

Kto najbardziej skorzysta na wdrożeniu PIM?

Na wdrożeniu PIM najbardziej mogą skorzystać firmy, które:

• mają bardzo rozbudowaną ofertę produktową (liczba i warianty produktów),
• prowadzą sprzedaż w wielu kanałach (własna platforma, aplikacja mobilna, marketplace)
• działają na rynkach zagranicznych (wiele wersji językowych),
• gromadzą dane od wielu dostawców,
• często rozszerzają lub aktualizują ofertę produktową (przykład — branża fashion i wprowadzanie nowych kolekcji).

Na implementacje systemu zarządzania informacją produktową decydują się więc najczęściej przedsiębiorstwa średnie i duże. Nie oznacza to jednak, że mniejsze firmy również nie odczułyby pozytywnych efektów zastosowania tego rodzaju systemu.

Akeneo, czyli PIM na licencji open-source

Jednym z najpopularniejszych dostępnych rozwiązań w kategorii PIM jest Akeneo. Jest to system PIM dostępny na licencji open-source, która umożliwia dowolne modyfikowanie jego kodu w celu dostosowania do potrzeb konkretnej organizacji.

Akeneo dostępne jest w tej chwili w trzech wersjach:

• Community Edition,
• Growth Edition,
• Enterprise Edition.

Wersja “Community” dostępna jest bezpłatnie i zapewnia dostęp do podstawowych funkcjonalności i integracji. Wersje “Growth” i “Enterprise” wymagają opłacenia licencji, oferują jednak więcej narzędzi oraz dostęp do supportu Akeneo.

Zalety Akeneo

Z czego wynika popularność Akeneo? Nie bez znaczenia jest na pewno fakt, że program dostępny jest na licencji open-source. Zaletą tego jest nie tylko brak opłat licencyjnych, ale też możliwość dowolnej modyfikacji kodu i dostosowania go do własnych potrzeb. A co z innymi systemami PIM dostępnymi w tym modelu? Mocne strony Akeneo w porównaniu z nimi to:

• przejrzysty, intuicyjny interfejs,
• szerokie możliwości automatyzacji powtarzalnych zadań,
• wsparcie dużej społeczności zaangażowanej w rozwój projektu,
• dostępność wielu gotowych modułów umożliwiających integracje z zewnętrznymi systemami (m.in. z Magento, Shopware czy WooCommerce).

Nie oznacza to jednak, że inne rozwiązanie nie są warte uwagi. Przykładem konkurencyjnej platformy, która również dostępna jest na licencji open-source i oferuje szereg zaawansowanych funkcjonalności jest np. Pimcore.

Wdrożenie PIM w Twoim biznesie

Wdrożenie systemu PIM wymaga odpowiedniego przygotowania i planowania. Proces powinien rozpocząć się od ustalenia celów i oczekiwań wobec systemu, dzięki czemu możliwe będzie określenie niezbędnych funkcji. Dopiero na tej podstawie można dokonać wyboru konkretnego systemu. Konieczne będzie też przemyślenie, z jakimi zewnętrznymi systemami platforma będzie zintegrowana oraz jak dokładnie mają działać te integracje. Najlepiej zabrać się za to współpracując z doświadczoną agencją, która przeprowadzi Cię przez cały proces, a także zapewni wsparcie w późniejszym utrzymaniu i rozwoju systemu.